El programa e-Residency de Estonia ha realizado un trabajo notable, facilitando a todo el mundo (y nos referimos a todo el mundo) tener una empresa en Estonia y administrarla online con solo la tarjeta de residencia electrónica y una buena conexión a Internet.

Aún así, ser dueño de un negocio no es fácil, ni en Estonia, ni en ningún otro lugar del mundo. Especialmente para un emprendedor sin experiencia previa en negocios, hay varias cosas que se pueden hacer mal debido a la falta de conocimiento o inexperiencia. Otras veces, algunos modelos de negocios específicos están sujetos a regulaciones que necesitas conocer.

Queremos que hagas las cosas bien. Nuestro trabajo es asegurarnos de que tu negocio prospere y que no tenga ningún problema ahora ni en el futuro. Por eso hemos elaborado esta lista con los siete errores que nunca debes cometer con tu empresa estonia. Vale la pena echarle un vistazo, por si acaso 😉.

Nota: esta publicación está basada en experiencias reales con algunos de nuestros clientes. Pensamos que siempre es bueno compartir estos errores con la comunidad para ayudaros a evitar dolores de cabeza y problemas con la oficina de impuestos.

No entender la diferencia entre tu (como persona) y tu empresa

Este es, con mucho, el tropiezo más común en el que caen los nuevos emprendedores. Incluso si tienes una empresa unipersonal, es decir, la empresa es esencialmente tú, es una entidad separada.

Tú y tu empresa sois entidades diferentes e independientes. Eso significa que debes mostrar una separación estricta entre el dinero de tu empresa y tus finanzas personales. El dinero de la empresa no te pertenece a ti, pertenece a la empresa.

Cosas que no puedes hacer:

  • Comprarte un par de jeans en Zara con tu tarjeta de empresa de Wise
  • Pagar tu comida o café con tu tarjeta de empresa
  • Retirar 100 € de tu tarjeta de empresa en un cajero automático
  • Invitar a tus amigos al cine con el dinero de tu empresa

Cosas que puedes hacer:

  • Pagar un curso de diseño con el dinero de la empresa si tu empresa es una agencia de diseño, o tiene un diseñador en nómina. Se supone que eso es educación para un empleado de la empresa. Sin embargo, no olvides pedir la factura correspondiente.
  • Pagar tu portátil con la tarjeta de la empresa (si solicita una factura para su compañía) siempre que use su computadora portátil para trabajar.

Además, debes comprender las implicaciones fiscales y legales. Por ejemplo, en cuanto a impuestos. A menos que tenga un establecimiento permanente en otro lugar (lo que debe evitar, como lo explicamos a continuación), tu empresa está registrada en Estonia. Es una entidad legal que paga impuestos en Estonia. Tú, como individuo, puedes tener que pagar impuestos en el país donde seas residente fiscal, si eres residente fiscal en alguno.

Hay un buen artículo en Micropreneur Life explicando en detalle las diferencias entre tú y tu empresa.

Abrir una empresa simplemente “para probar a ver qué pasa”

A pesar de que Estonia hace que sea muy fácil y súper simple abrir un negocio online, una empresa implica compromiso. Ser propietario de una empresa es algo que debes tomarte en serio. No es algo que debas abrir “solo para probar una idea”. Necesitas un negocio que funcione, o al menos uno en el que tengas la confianza suficiente de que va a funcionar.

Cerrar una empresa estonia no es rápido ni fácil. Necesita un liquidador local de Estonia. Es un proceso que puede tomar de 9 a 10 meses y costar cientos o miles de euros, dependiendo de la firma legal o liquidador que elijas.

Nuestra recomendación: Si tienes un negocio o una idea que está ya funcionando, o al menos buenas perspectivas de funcionar, o clientes interesados al menos, no lo dudes, abre tu empresa ahora. Sin embargo, si solo estás probando una idea que podría o no funcionar, primero investiga o intenta, al menos, obtener un cliente inicial antes de abrir la empresa.

Agregar o retirar dinero de la empresa sin una justificación clara

Como mencionamos anteriormente, no puedes simplemente usar tu tarjeta de empresa para comprarte un par de vaqueros. Todo dinero que entra o sale de la empresa necesita una justificación.

Por el dinero que entra:

  • Para ventas, necesitas una factura de venta.
  • Para las ganancias de inversión de plataformas como Mintos, etc., necesitas un recibo de la retirada de fondos de Mintos, y también un extracto de las operaciones de inversión realizadas con el dinero de la empresa desde que se agregó ese dinero a la plataforma.
  • Para los ingresos pasivos generados por enlaces de afiliados, Google Adsense, anuncios en tu sitio web, etc., es la misma situación. Necesitas una factura de la fuente del dinero, o no puede contabilizarse para la empresa.

Por el dinero que sale de la empresa:

  • Si es un gasto, necesitas una factura de compra, pero recuerda que debe ser un gasto de empresa justificado.
  • Algunos gastos como viajes o alojamiento para los miembros de la junta de administración (directores) pueden necesitar un recibo simplemente.
  • Si se trata de un salario para uno de tus empleados (o para ti mismo), necesitamos el contrato de trabajo pare el empleado o director.
  • Si se trata de dividendos, necesitamos una resolución firmada por los miembros del consejo de administración para distribuir los dividendos.
  • Si se trata de un pago de tarifas estatales para el gobierno de Estonia, no necesitamos ninguna documentación adicional.

Recuerda que, si necesitas pagar un gasto de la empresa, pero solo tienes tus tarjetas personales o dinero contigo, siempre puedes solicitar una factura para tu empresa, pagarla con tu dinero personal y marcarla como Gastos De Mi Bolsillo para recuperar ese dinero más tarde.

Provocar un establecimiento permanente fuera de Estonia

Un “Establecimiento permanente” de tu empresa fuera de Estonia es una situación que ocurre cuando otro país decide que tu empresa estonia es residente fiscal en ese otro país, no en Estonia, y por lo tanto, debe pagar impuestos en ese otro país, no en Estonia. Cuando pasa algo así, no son buenas noticias.

Diferentes países tienen diferentes reglas para decidir qué desencadena un establecimiento permanente. Algunos países tienen reglas CFC (Corporación Extranjera Controlada) que define qué es una empresa CFC, es decir: una compañía fundada en el extranjero pero que tiene un establecimiento permanente en el país. Muchos países también tienen un tratado de doble imposición con Estonia para definir cuándo ocurre este establecimiento permanente.

 

Si bien estas reglas varían de un país a otro, debes tener en cuenta que:

  • Si tu empresa estonia posee o alquila una oficina o tiene ciertos bienes como un automóvil fuera de Estonia, eso desencadenará un establecimiento permanente.
  • Si la mayoría de los directores de la compañía (es decir, tú, si su empresa eres solamente tú) viven en un país con normas CFC, o son residentes fiscales en cualquiera de estos países, eso desencadenará un establecimiento permanente. Por ejemplo, si los tres directores de una empresa estonia viven en Argentina, España, México o cualquier otro país de LATAM, puede provocar el establecimiento permanente.
  • A veces, los empleados de una empresa también pueden desencadenar un establecimiento permanente. Esto generalmente se aplica a los directores (miembros del consejo de administración), pero en algunos países muy concretos, otros tipos de empleados pueden desencadenar un establecimiento permanente. En caso de duda, siempre es bueno verificar antes de contratar empleados que no activarán un establecimiento permanente fuera de Estonia.

Si se declara un establecimiento permanente fuera de Estonia, necesitará encontrar una empresa de contabilidad local en ese otro país y, de hecho, perderá la mayoría de las notables ventajas fiscales del sistema empresarial de Estonia, como los impuestos sobre las ganancias distribuidas únicamente.

Nota: con la nueva normativa que entró en vigor en Enero de 2020, estas reglas CFC no aplican para ciudadanos europeos bajo ciertas condiciones. Eso significa que puedes vivir en cualquier país europeo (y ser de hecho residente fiscal allí y tener tu empresa en Estonia). Más información aquí.

Manejo de criptomonedas sin las licencias adecuadas

Primero, ¿sois una cripto-empresa? ¿Qué es exactamente una cripto-empresas?

Si tu empresa:

  • Ofrece intercambio fiat-cripto a terceras partes, es decir, ofrece un servicio que permite a sus usuarios cambiar euros, dólares, etc por bitcoin, ethereum, o cualquier otra criptomoneda.
  • Gestiona finanzas de usuarios o clientes en criptomonedas, es decir, gestiona wallets de sus usuarios o clientes que contienen criptodivisas.
  • Paga a sus empleados en Bitcoin, Ethereum o cualquier otra criptomoneda.
  • Tiene o prepara su propio token con valor económico (security) / o está preparando una ICO.
  • Es un exchange, o un servicio de wallet, que posee o administra cualquier token o criptomoneda en nombre de sus clientes.

En cualquiera de estas situaciones, la tuya es una cripto-empresa y necesita obtener las licencias correctas para operar.

Por el contrario, si tu empresa únicamente intercambia fiat por cripto de manera privada como inversión en exchanges bien conocidos como Kraken, pero sin ofrecer este servicio a terceros, no sois considerados una empresa cripto con la nueva legislación, y por lo tanto no necesitaríais las licencias.

La contabilidad cripto es mucho más compleja y está sujeta a precios especiales. Recuerda que existen altas multas para las empresas de cifrado que operan sin las licencias obligatorias, y es posible que se encuentren en problemas con las autoridades debido a las regulaciones AML (Anti-Money Laundering).

Aquí tenemos una página dedicada a las cripto-empresas. Así que por favor échale un vistazo. Las empresas de cifrado deberían:

  • Regístrate utilizando nuestro paquete especial de registro de cripto-empresa.
  • Obtén las licencias necesarias para operar.
  • Abre la cuenta bancaria de empresa, lo cual es más difícil para éste tipo de empresas.
  • Y entonces, SOLO ENTONCES, pueden comenzar a operar.

Usando un Nominee Director (Director Fiduciario)

Algunos emprendedores están atrapados por sistemas comerciales injustos en sus países de origen. Los impuestos son altos, la burocracia hace que administrar su empresa sea una pesadilla, y todo parece estar diseñado para aplastar sus negocio antes de que puedan comenzar a generar algunos ingresos.

Algunos de estos empresarios oyen hablar de Estonia y piensan que han encontrado la respuesta a sus oraciones. Una administración en línea casi sin trámites burocráticos, impuestos solo sobre ganancias distribuidas, un sistema fiscal simple, fácil de entender y directo …

Cuando entienden que el programa e-Residency está pensado para emprendedores y empresas con independencia geográfica, y que las reglas de CFC de sus países no les permitirán administrar sus negocios en Estonia mientras sean residentes fiscales allí, algunos de ellos consideran usar un “Director Fiduciario” (Nominee director): Llegan a un acuerdo con alguien que vive en Estonia o en un país sin reglas CFC para actuar como director de la compañía, evitando así la activación de las reglas de CFC, pero administrando en secreto sus empresas desde sus países de origen.

Este director es básicamente un títere cuyo único papel es asegurarse de que la empresa no sea considerada residente fiscal en el país de origen del propietario real de la empresa.

Esta práctica no solo está prohibida en Estonia, sino que también está condenada al fracaso. El sistema empresarial de Estonia es uno de los más transparentes del mundo. Toda la información sobre las empresas, directores, accionistas e incluso datos fiscales, es completamente pública y está disponible online.

Ignorando tus deberes corporativos y fiscales

La contabilidad en Estonia se realiza mensualmente. Eso significa que, cuando comienza un nuevo mes, tenemos que hacer la contabilidad de tu empresa del mes anterior. Esto implica, en primer lugar, pedirte todas las facturas, extractos bancarios y otra documentación necesaria. Luego, tenemos algunos días para hacer la contabilidad de cientos de empresas.

Por eso es tan importante contar con toda la documentación antes del 5 del mes siguiente. Necesitamos algunos días para procesar toda esa información, y nuestros contables deben ocuparse de todo para asegurarse de enviar todos los informes a tiempo.

Por supuesto, somos humanos, no ogros, y entendemos que a veces un proveedor no os envía una factura a tiempo, o que podéis tener un problema que os impida enviarnos la información a tiempo. Pero si eso sucede repetidamente, o si no proporcionáis los documentos que necesitamos a tiempo, es vuestra responsabilidad, como miembros de la empresa.

Es fundamental que comprendas lo que mencionamos antes. Eres responsable de tu empresa. Implica compromiso, y es algo que debe tomarse en serio. El incumplimiento de vuestras obligaciones a tiempo con las autoridades fiscales puede generar multas o incluso cargos por blanquéo de capitales en caso de grandes sumas de dinero.

Bonus sobre los deberes corporativos: Aspectos legales importantes al contratar empleados

Al contratar empleados en otros países fuera de Estonia, incluido los propios miembros del consejo de administración, debes tener en cuenta ciertos aspectos legales. En ocasiones, como al contratar trabajadores en Europa, tu empresa Estonia puede necesitar pagar seguridad social o algún tipo de impuesto social para dichos empleados. En esas ocasiones, tienes varias opciones, que dichos empleados se conviertan en profesionales (con lo cual, no les pagas salarios, sino que facturan a tu empresa) o que la propia empresa se registre y contribuya a sus tasas sociales en el país del empleado.

En este artículo hablamos de estos aspectos legales al contratar empleados en detalle. Es importante que lo leas si estás contratando empleados que viven fuera de Estonia.

Conclusión

En este artículo enumeramos los errores más frecuentes y problemáticos que hemos encontrado en nuestra experiencia como proveedores de servicio para el programa e-Residency. Muchas son debidas a la inexperiencia o falta de conocimiento. Por eso, y para evitaros problemas en el futuro, decidimos escribir este post.

Esperamos que lo hayáis encontrado útil.