Una empresa estonia ofrece una gran flexibilidad. Tu negocio no tiene fronteras y te permite operar globalmente. Esto incluye la contratación de empleados o trabajadores de cualquier país. Sin embargo, hay algunos aspectos legales importantes que debes considerar al contratar empleados, para asegurarte de que tu empresa cumple tanto con las leyes de Estonia como con las leyes del país donde viven sus empleados.

En definitiva, el aspecto más importante a tener en cuenta para contratar empleados es el lugar donde viven o, para ser más exactos, donde son residentes fiscales. La mayoría de los países (con la excepción de EE. UU.) Aplican impuestos basados ​​en la residencia a sus ciudadanos. Eso significa que a esta persona se le considera residente fiscal de ese país si vive en el país durante 183 días o más al año, aunque esto puede variar en algunos países.

Este artículo se aplica tanto a los miembros de la empresa (consejeros, accionistas) como a los empleados externos.

Entonces, la pregunta principal que se debe plantear es: ¿dónde es residente fiscal esta persona?

Veamos las opciones:

Contratar empleados de Estonia

Contratar empleados de Estonia es una de las situaciones más fáciles (desde un punto de vista administrativo). El empleado vive en Estonia y trabaja para una empresa estonia. Por lo tanto, pagarás impuestos por todo el salario de dicho empleado, incluidas todas las prestaciones sociales, como asistencia sanitaria, prestaciones por desempleo, planes de pensiones, etc.

Si empleas trabajadores de Estonia, háznoslo saber para que podamos calcular los impuestos correctos y las tarifas adicionales para este empleado.

Contratar empleados sin residencia fiscal

Muchos nómadas digitales, emprendedores geográficamente independientes, y viajeros perpetuos, no tienen residencia fiscal. Esto significa que no pasan suficiente tiempo en ningún país como para ser considerados residentes fiscales allí. En esta situación, no necesitan pagar impuestos por sus salarios en ninguna parte. No tienen la obligación de adherirse a una serie de prestaciones sociales de ningún gobierno.

En ese caso, no solo tu empresa no está obligada a pagar impuestos por este empleado, sino que el empleado no tiene que pagar impuestos por este salario en ninguna parte. Esta es una situación muy simple también desde el punto de vista administrativo, pero tiene un aspecto super importante a tener en cuenta. Es recomendable incluir una cláusula en el contrato donde el empleado certifique que no tiene residencia fiscal, y la obligación de notificar al empleador (la empresa) en caso de que cambie la residencia del empleado.

Eso garantizará que si el empleado se convierte en residente fiscal de un país en el futuro, se notificará a la empresa para que cumpla con las leyes de ese país. Para entender por qué, debemos hablar sobre la situación laboral más compleja: los empleados que viven (y son residentes fiscales) de un país que no es Estonia.

Contratar empleados que viven fuera de Estonia

Como comentamos en este artículo, el salario de director (board member) paga impuestos en Estonia, porque se considera que el trabajo se está realizando en Estonia. Sin embargo, el salario del empleado no paga impuestos en Estonia si dicho empleado vive y trabaja fuera de Estonia. Aquí, el énfasis “En Estonia” es importante.

El programa e-Residency de Estonia fue diseñado para emprendedores geográficamente independientes. Como no residentes fiscales de cualquier país, no necesitan declarar impuestos ni preocuparse por las leyes laborales locales cuando sus empresas pagan sus salarios.

Si el empleado es residente fiscal de un país cualquiera, las cosas son diferentes. Algunos países exigen que la empresa declare el estado laboral de este empleado y pague impuestos sociales por él o ella. Eso es especialmente cierto para los países europeos. Si vas a contratar empleados de Francia, Italia, España o Alemania, las leyes europeas dictan que la empresa debe pagar impuestos y los debidos beneficios sociales aplicables para este empleado.

Una situación similar también puede suceder en otros países, como Ucrania o El Salvador, por nombrar solo algunos. Siempre se recomienda consultar a un asesor fiscal local o contable en el país donde vas a contratar a tus empleados para conocer todos los detalles legales de antemano.

Entonces, ¿qué puede hacer tu empresa si debe pagar impuestos sociales para sus empleados en otro país, o no puede simplemente emplearlos y pagar sus salarios? Hay tres opciones principales.

En primer lugar, la empresa puede registrarse como contribuyente social (social taxpayer) en el país donde viven sus empleados. Esto puede requerir, o no, que la empresa esté registrada o abra una sucursal en el país. En Estonia, por ejemplo, una empresa europea extranjera puede convertirse fácilmente en contribuyente y empezar a pagar impuestos sociales para sus empleados estonios sin necesidad de registrarse como empresa o sucursal en Estonia.

En segundo lugar, los empleados pueden registrarse como autónomos o profesionales en sus respectivos países. En ese escenario, no se les está pagando salarios como tal, sino que están facturando a la empresa por sus servicios todos los meses. Ésta es una solución óptima por muchas razones. Los empleados son los encargados de hacer sus declaraciones en sus respectivos países, tienen acceso a todos los beneficios sociales, incluido planes de salud y de pensiones, y la empresa no paga impuestos por ellos (ya que es dinero invertido en trabajo de profesionales).

Finalmente, los miembros de la empresa europeos que son directores (board members), pueden optar por pagarse un salario completo de director (100%), que paga impuestos en Estonia. Gracias a los tratados europeos de doble imposición, la empresa no está obligada a pagar impuestos sociales dos veces, por lo que si se considera que su trabajo se realiza en Estonia, la empresa pagará tasas sociales en Estonia, y no tendrá que pagar impuestos adicionales en el país donde vive el empleado. Esto también puede aplicarse a los miembros de la junta no europeos si sus países tienen tratados de doble imposición similares con Estonia.

Como mencionamos anteriormente, siempre es una buena idea hablar con un asesor fiscal o contable local para asegurarse de que la solución elegida cumple con las leyes de ese país.

Establecimiento permanente

Otro aspecto a tener en cuenta es si la actividad del empleado puede suponer un establecimiento permanente en su país de residencia. Por norma general, el establecimiento permanente solo se produce debido a la presencia de una oficina o lugar físico, o la actividad en el país de una mayoría de miembros del consejo de administración con capacidad de concluir contratos en nombre de la empresa.

Esto significa que tener una miembro del equipo de soporte y atención al usuario en otro país generalmente no implica establecimiento permanente de ningún tipo. De hecho, en España hubo una sentencia judicial que apoyaba este criterio en el caso de una empresa Irlandesa con teleoperadores en España. La sentencia dictamina que dichos trabajadores, al no poseer capacidad de concluir contratos en nombre de la empresa, ni trabajar en una oficina, suponen un establecimiento permanente en España de la empresa Irlandesa.

Sin embargo, cada país tiene una legislación diferente, y en algunos, es posible que los criterios para determinar ese establecimiento permanente sean más amplios. Es siempre una buena idea, si contratas empleados en otro país que no sea Estonia, de consultar con un abogado especialista en dicho país o preguntar en la oficina de Hacienda.

Conclusión

En este artículo, explicamos algunas consideraciones legales importantes al contratar empleados para una empresa en Estonia. Estonia es la solución perfecta para una empresa o startup global, o para emprendedores geográficamente independientes. Pero es importante asegurarse siempre de cumplir con las leyes locales de los países donde opera la empresa, y eso incluye especialmente a los empleados que ésta contrata.

Nota: este artículo contiene consideraciones legales a la hora de contratar empleados para su empresa en Estonia obtenidas gracias a la información de este post de Micropreneur Life.