En este post os contamos cómo puedes montar tu empresa en Estonia con Companio de manera sencilla, sin papeleos, ¡y sin tener que visitar Estonia siquiera!

Antes de nada, si te estás preguntando qué es el programa e-Residency y por qué es interesante para autónomos y emprendedores españoles, por qué abrir una empresa en Estonia, o las ventajas que presenta frente a ser autónomo en España, te recomendamos que leas esos artículos primero.

No hace falta que esperes a ser e-resident para crear tu empresa. Al hacer la solicitud en el programa e‑Residency te pueden surgir dudas y si ya eres cliente te podemos ayudar a resolverlas.

El gobierno de Estonia a través de la policía te solicitará algunos datos en el formulario de solicitud. Si se rechaza la aplicación NO TE DEVUELVEN LOS 120€.

Los motivos más habituales del rechazo son:

  1. Rellenar mal el formulario.
  2. Actividades no contempladas como adecuadas.
  3. Tener antecedentes penales.

En ‘Tu Empresa en Estonia’, como miembro oficial del Marketplace del programa e‑Residency del gobierno de Estonia, te garantizamos el mejor soporte y atención.

¡Vamos allá!

Lo primero que debes hacer es ir a la página de registro. Hemos puesto un gran esfuerzo para hacer que el registro de la empresa sea muy sencillo, de modo que podrás hacerlo en menos de cinco minutos.

Paso 1: Nombre de Empresa

El primer paso es verificar que el nombre de tu empresa aún no esté registrado o que no haya una marca europea con un nombre similar.

El nombre de tu empresa debe ser único y diferente de los nombres de otras compañías. También debe ser diferente de cualquier marca registrada europea o estonia, a menos que obtengas un consentimiento explícito y bajo notario del propietario.

El hecho de poder buscar el nombre de tu empresa fácilmente en un sitio web, y de forma gratuita, es sin duda una ventaja en comparación con otros sistemas como el Español, que requieren un “informe de negatividad de nombre” a las autoridades (Hacienda). Por lo general, debes pagar una tarifa por esa solicitud. En Estonia, es tan simple como buscarlo en un sitio web o pedirnos esa información a tu proveedor de servicios.

Si hay un nombre de marca comercial similar o un nombre de empresa que coincida, se te pedirá que proporciones otro nombre. Si no hay una marca comercial similar, pero hay algunos nombres de empresas muy parecidos que pueden presentar algunos problemas en el registro, recibirás una advertencia para que elijas otro si es posible. De lo contrario, podrás continuar con el siguiente paso .

Si aparece un mensaje que dice “No pudimos conectar con el registro para verificar si este nombre está disponible. Puedes continuar, pero tal vez será necesario modificar el nombre más tarde”, significa que no pudimos consultar con el registro para verificar si el nombre elegido ya existe. El registro está realizando algunas modificaciones y necesitamos adaptar nuestra API. Si este es tu caso, no te preocupes, continúa el proceso y, si lo deseas, indica tres nombres alternativos en la descripción de la actividad de la empresa. Nos pondremos en contacto contigo si el primer nombre no está disponible para que pueda seleccionar uno diferente.

Paso 2: Datos de Empresa

En este paso, debes indicar cúal es la actividad de tu empresa, sólo a efectos informativos y estadísticos. Además, muy importante, el email y el teléfono de contacto. Por favor, asegúrate de completar estos datos correctamente.

A continuación, se te pedirá que agregues la información sobre los accionistas , los miembros de la junta directiva y algunos datos de la empresa .

Primero, debes agregar la información sobre los miembros. Para cada persona que agregues, debes especificar si va a ser un accionista, un miembro de la junta o ambos. ¿Cual es la diferencia?

Si los miembros de la compañía ya tienen sus tarjetas de e-resident, son buenas noticias. Podrán ingresar y firmar el registro de la empresa de inmediato. Si no, no te preocupes, desmarca la casilla “¿Tienes ya tu tarjeta de e-resident?” y rellena la fecha de nacimiento para asegurarte de que las firmas se envíen a la persona correcta.

El asistente no te dejará continuar hasta que la información de los miembros que hayas añadido sea correcta. Comprueba lo siguiente para poder continuar:

  • Primero, debes añadir al menos un accionista. Los accionistas son los propietarios de la empresa (el propietario de las acciones). Si ninguno de los socios que has agreado es accionista, debe agregar al menos uno.
  • En segundo lugar, debes añadir al menos un director. Los directores son quienes toman las decisiones en la empresa. Si ninguno de los miembros que has añadido es director, debe agregar al menos uno.
  • La suma de las acciones de todos los accionistas que has añadido en la empresa debe ser igual al capital social total de la empresa. Por ejemplo, imaginemos que tu empresa ha declarado un capital social (en el paso anterior) de 2500€, y has añadido tres miembros que son accionistas:
    • José Zapata: con 500€ de capital social
    • Ana Suanzes, con 1000€ de capital social
    • Rubi Revuelta, con 500€ de capital social.
  • … la suma de todos estos accionistas es de 2000 euros (500 + 1000 + 500), por lo que:
    • puede que te falte otro socio, Antonio Woldwick(por ejemplo), que posee 500€ en acciones (de forma que el total asciende a 2500€). En este caso, simplemente agregue este socio.
    • O tal vez, te has confundido al rellenar el capital social de Rubi, y ella posee 1000€ en lugar de 500 de capital social (por lo tanto, 500 + 1000 + 1000 = 2500). En ese caso, debe eliminar a Rubi y agregarla nuevamente con el capital social correcto.

Tal vez necesites eliminar un socio y agregarlo de nuevo si, por ejemplo, se te olvida especificar que esta persona es un miembro de la junta, o un accionista o el número de acciones es incorrecto.

Una vez que los socios estén añadidos y todo el capital social se haya distribuido de forma adecuada, el asistente te permitirá continuar con el pago.

Paso 3: Pago

A continuación, se te dirigirá a una pantalla para verificar que toda la información sea correcta. Asegúrate de verificar todo, ya que el precio del registro de la empresa será diferente en ciertas circunstancias, como por ejemplo, varios miembros.

Si necesitas cambiar algo, podrás hacerlo volviendo atrás mediante los botones de los pasos anteriores. Si, por el contrario, todo te parece bien, simplemente procede al pago .

Activa tu empresa

Convertirse en un e-resident de Estonia

Puedes ir directamente al sitio web oficial del programa e-Residency de Estonia y registrarte como e-resident con unos pocos clics. Deberás completar cierta información sobre ti, tu ciudadanía, fecha de nacimiento, datos personales y cargar algunas imágenes de tu DNI o pasaporte y de cara (tipo carné).

Te explicamos cómo solicitarla en 5 pasos en este tutorial.

Verificación de identidad como e-resident

Cuando todos los socios dispongan de sus tarjetas de e-resident, podrán firmar digitalmente el contrato de registro y servicios de la empresa. Es obligatorio que todos los socios estén en posesión de la tarjeta de e-resident mediante la cual deben proceder a dar el consentimiento individualmente.

El asistente online almacena toda la información respecto a quién ha firmado y quién no. Cada socio (tu incluido) recibirá un correo electrónico por separado con un enlace para iniciar sesión en una ventana diferente. Por favor, pide a todos los socios de su empresa que firmen siguiendo el enlace que aparece en el correo electrónico. Si alguno de ellos no ha recibido el correo electrónico, puedes volver a enviarle el enlace haciendo clic en el botón “Enviar enlace de firma” junto a sus nombres.

¿Qué pasa si algunos de los socios aún no es e-residente? Deberás esperar hasta que reciba su tarjeta antes de poder continuar. Pero no te preocupes, el proceso se puede continuar en cualquier momento después de haberla recibido. Es muy fácil, guarda el correo electrónico con las intrucciones de firma para realizarlo más tarde o bien envía de nuevo el enlace con las instrucciones una vez que este socio esté listo.

Verificación de email de empresa

Una vez que el último socio ha firmado el contrato, todas las firmas quedan verificadas y procederemos a crear la solicitud para dar de alta tu empresa en el registro de e-Business(registro oficial de empresas de Estonia).

El registro oficial de Estonia te enviará un correo electrónico a la dirección de correo electrónico corporativa que hayas indicado en el paso 2. Este correo electrónico, proviende de “e-Äriregistri teavitus” y contendrá un enlace que debes clicar para verificar la cuenta corporativa de tu empresa. Si no ha recibido el correo electrónico en 48 horas, por favor ponte en contacto con nosotros e indícanos que todos los miembros de tu empresa han firmado y estás esperando el correo electrónico para confirmar tu cuenta de correo electrónico corporativo.

Una vez que has recibido este correo electrónico y has completado el proceso de confirmación haciendo clic en el enlace, por favor, haz clic en el botón “¡Hecho!” o envíanos un mensaje para poder continuar con el siguiente paso.

Firma de la solicitud

Al hacer clic en el enlace de la firma que has recibido en tu correo electrónico, verás una pantalla con dos botones, uno para ver el contrato que estás firmando y otro para agregar tu firma. Por favor, revisa el contrato para comprobar que todo está correcto y prepara tu tarjeta de e-resident para firmarlo.

Conecta el lector USB a tu ordenador e inserta la tarjeta de e-resident. Espera hasta que se encienda la luz del lector. Por favor, asegúrate de haber instalado los controladores, complementos y software necesarios para permitir que el navegador lea la tarjeta. Para asegurarse de que la tarjeta se ha introducido correctamente y el lector la está leyendo, te recomendamos que abras el software DigiDoc. Si se detecta la tarjeta, tu nombre aparece en la aplicación y esto significa que todos los complementos están instalados en tu navegador, por tanto, todo debería estar listo.

Todos los socios deben firmar la solicitud de alta de empresa en el registro oficial de Estonia. Esta es la forma oficial mediante la cual todos aceptan convertirse en miembros de la empresa.

¿Por qué firmas dos veces?

  • Bueno, la primera firma, la que hiciste en el paso 5, fué para nosotros. Es la firma de nuestro contrato de prestación de servicios. Mediante esta firma, verificamos la identidad de cada socio y comprobamos que todos son e-residents.
  • En la firma del paso 7 se corrobora oficialmente ante Estonia tu intención de registrar la empresa.

Por favor, sigue las instrucciones de la pantalla. Deberás iniciar sesión en el registro de e-Business y agregar tu firma con el PIN2. Antes de teclear el PIN2, verifica que toda la información sea correcta ¡Incluso las máquinas cometen errores a veces! Verifica, por favor, que los socios aparecen con el perfil correcto, la distribución de capital deseada y que la información de la empresa es correcta.

Si todo va bien, verás un mensaje que indica que se ha agregado la firma. Todos los miembros deben seguir este procedimiento. El representante puede verificar la evolución de este proceso en la pantalla de nuestro asistente.

Una vez hecho esto, haz clic en «Listo» (o envíanos un mensaje para que podamos pasar a la siguiente etapa).

¡Relájate!

Ahora es cuando nuestro equipo toma el control para completar la solicitud en el registro y pagar las tasas estatales/notariales. Este paso suele tardar 24 horas. El registro dará de alta tu empresa, por norma general, un par de horas después de que reciba el pago de las tasas.

¿Qué puedes hacer mientras tanto? Mientras esperas a que se cree tu empresa, es el momento perfecto para enviarnos una copia del pasaporte de todos los socios. Nos tomamos muy en serio los protocolos contra el blanqueo de capitales, es obligatorio que nos envíes una copia del pasaporte de cada uno de los miembros de la empresa.

Completa la configuración

Una vez que la empresa está registrada, recibirás un email que contiene el documento con la entrada en el registro de tu empresa. En ese documento encontrarás el código de registro de tu empresa, que es el número que la identifica unívocamente.

Este código de registro, junto con el nombre y la dirección de tu empresa, debe incluirse en cada factura que emitas a tus clientes.

¿Y ahora? Es hora de completar la configuración de tu empresa para que puedas comenzar a trabajar con ella.

Debe completar las siguiente tres acciones:

  • abrir una cuenta bancaria empresarial.
  • otorgarnos permisos para hacer tu contabilidad.
  • Por último, nos encargaremos de solicitar un número de IVA para tu empresa en caso ser necesario. Para ello, tendrás que proporcionarnos alguna información adicional.

Existen diferentes opciones para abrir tu cuenta bancaria de empresa. El proceso de apertura de una cuenta bancaria puede tardar varios días, según el banco y es posible que te soliciten algunos documentos. Si tienes dudas durante el proceso, háznoslo saber. Estaremos encantados de ayudar.

Es imprescindible que nos otorgues el permiso para realizar la contabilidad de tu empresa y presentar la solicitud de IVA. Es un proceso que se realiza completamente online de una forma muy sencilla.

Por último, si tu empresa necesita un número de IVA, prepararemos la solicitud para registrar tu empresa en el archivo VIES Europeo y obtener dicho número. Para completar este paso, necesitaremos que tu empresa tenga ya creada una cuenta bancaria de empresa válida (es necesario agregar el número IBAN de tu empresa a la solicitud) y además te pediremos cierta información que las autoridades requieren para otorgar un número de IVA. Esta información es relativa al tipo de clientes y los ingresos estimados.

¿Necesito registrarme como operador VAT para facturar?

Para nada. Tu empresa Estonia puede facturar y recibir facturas a cualquier empresa o particular en cualquier parte del mundo (si, incluida España).

Solo estás obligado a registrarte como operador VAT si se cumple alguna de estas condiciones:

  • Si tu empresa ofrece servicios como desarrollo, diseño, consultoría, marketing, etc, a clientes Europeos, e ingresa más de 40000 euros al año.
  • Además, si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes Europeos B2C (consumidores finales) desde la primera venta.
  • Finalmente, si ofreces servicios o productos digitales (software o contenido digital) a clientes Europeos B2B (empresa a empresa) desde la primera venta, e ingresas más de 40000 euros al año.

Es decir, si realizas labores profesionales (ej: programación), y facturas menos de 40.000€ al año, no lo necesitas. Sin embargo, si tienes una tienda online, lo necesitas desde el principio.

Recuerda que todo el proceso se realiza, sin papeleos, ¡y sin tener que visitar Estonia! Una empresa en Estonia es la solución perfecta para freelancers, autónomos, emprendedores y nómadas digitales. Comienza aquí el proceso de abrir un negocio europeo, global y sin fronteras que puedes gestionar completamente online.