Desafortunadamente, todas las empresas sufrirán devoluciones, chargebacks, o deberán emitir un reembolso a un cliente tarde o temprano.

Después de una devolución de cargo o un reembolso, es posible que te preguntes qué hacer a nivel de empresa. Tu empresa cobró al cliente y emitió una factura, pero el pedido fue cancelado o reembolsado, o se produjo el chargeback, y ahora ese dinero que aparece en la factura se ha devuelto. ¿Qué hacer con la factura?

Si ya has subido la factura al dashboard o se ha tenido en cuenta para la contabilidad, no hay problema, debes emitir una factura de crédito para compensar el reembolso o la devolución de cargo. No te preocupes, es bastante fácil.

En ambas situaciones, tenemos el siguiente escenario: hay un pago inicial del cliente, por ejemplo, 100 €, y tu empresa emite una factura para el cliente por 100 €, con el número de factura xxxx, que se pagó a su cuenta bancaria corporativa.

Luego, en algún momento posterior, hay una devolución de cargo o tu empresa reembolsa todo o parte del dinero al cliente. En ambos casos, tu empresa emitirá una factura de “crédito”. Es similar a una factura normal pero en números negativos, y teniendo en cuenta el IVA si es necesario.

Por lo tanto, para un reembolso total, tu empresa creará una factura con un número de factura diferente, yyyy, pero con los mismos datos exactos del cliente (nombre, dirección, código de registro si era una empresa, etc.), por -100 €. La factura especificará “refund for invoice xxxx” o “chargeback for invoice xxxx” como asunto o concepto de la factura.

Si fue un reembolso parcial, digamos, 20 €, la empresa emitirá una factura por -20 €.

Ten en cuenta que si aplicasteis el IVA a la factura original, entonces el IVA debe tenerse en cuenta en la factura de crédito. Es decir, si la factura era de 100 € + 20 € de IVA (por ejemplo, 20%), si reembolsas un total de 24 €, de ese dinero, 20 € es el subtotal y 4 € corresponde al IVA, por lo que especificaréis en la factura de crédito:

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Subtotal                                     -20 €
VAT (20%)                                     -4 €
Total (including VAT)                        -24 €

Después de generar esta factura de crédito, simplemente súbela al dashboard.