Por lo general, lo que necesitamos es el PDF de compra del billete de avión que la aerolínea te envía después de la compra, con el precio. Si es posible, debes obtener una factura a nombre de la empresa. Algunas aerolíneas lo permiten, otras no.

Si no puedes obtener una factura para tu empresa de los billetes de avión, no hay problema. Recientemente, la Oficina de Impuestos aprobó una regla por la cual, como miembro del consejo de administración (board member), si no puedes obtener las facturas de los viajes a nombre de tu empresa, puedes subir el PDF de la compra de los billetes + las tarjetas de embarque. Por favor, súbelos al dashboard como factura de gasto, nosotros nos encargaremos del resto. Eso también es aplicable a portales de alojamiento temporal como AirBnB.

Por lo general, los hoteles pueden emitir facturas para tu empresa sin ningún problema. Pedirlo en la recepción es normalmente suficiente. Si no es así, háznoslo saber, porque probablemente se aceptará una factura a tu nombre.

Solo necesitamos que subas toda esta información en el dashboard. Luego, como sabes, al comienzo de cada mes, hacemos vuestra contabilidad del mes anterior, por lo que necesitamos acceder a los extractos bancarios y a todas las facturas antes del 5 del mes siguiente. Esto significa que para agosto, necesitamos las facturas y los extractos bancarios (si no podemos obtenerlos nosotros mismos en el caso de que nos hayas otorgado permiso en tu banco) antes del 5 de septiembre.

Con las facturas, billetes de avión, tarjetas de embarque, facturas o recibos de alojamiento y extractos bancarios, tenemos todo lo que necesitamos para justificar todos esos gastos y cumplir con la contabilidad. Sin embargo en caso de que vayas a solicitar el Daily Allowance, necesitamos también que nos expliques el motivo del viaje y nos aportes una justificación adecuada.

Como ya sabrás, también puedes, en caso de emergencia, pagar con tu tarjeta personal o incluso en efectivo, y declararlo como gastos de bolsillo más adelante.

Aquí hay más información sobre la facturación y la subida de las facturas mensualmente.