Tras muchos meses de duro trabajo, estamos orgullosos de presentar Companio para e-Residents, la herramienta más potente en el mercado para gestionar tu negocio online en Estonia. En este post, os hablamos acerca de todas las funcionalidades que incorpora actualmente, y nuestra motivación para desarrollarla y ponerla a disposición gratuita de nuestros clientes.

El programa e-Residency fue pionero en apostar por un entorno de negocios y trabajo remoto y sin fronteras, gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologías. En Tu Empresa En Estonia | Companio, creemos firmemente en esos valores: tecnología como una herramienta para empoderar a los emprendedores, y un mundo sin fronteras ni limitaciones gracias a la misma.

Esa fue nuestra principal motivación para desarrollar Companio. Ofrecer la oportunidad de seguir el espíritu de la e-Residency para gestionar cualquier aspecto de tu negocio completamente online.

Estamos trabajando constantemente, incluso después de su lanzamiento, para traer nuevas mejoras y corregir errores en la plataforma, siguiendo vuestro feedback, ideas y sugerencias como guía. Actualmente, la plataforma incorpora las siguientes funcionalidades:

Integración y conciliación bancaria

Para poder saber realmente cómo progresa tu negocio, necesitas tener métricas precisas, saber la evolución de gastos e ingresos, en qué conceptos está gastando tu empresa más o menos dinero, cuales son tus principales fuentes de ingresos… Toda esa información os permite tomar decisiones informadas respecto al negocio.

Un aspecto importante para poder obtener esa información es tener acceso automático e inmediato a los movimientos bancarios de la empresa regularmente. Gracias a las posibilidades de las nuevas tecnologías, el desarrollo del protocolo Open Banking, y la integración con APIs de los bancos digitales, Companio ofrece la integración con tu cuenta bancaria para extraer información de tus movimientos casi en tiempo real.

Unido a tener vuestros documentos contables (facturas de gastos y de ingresos, nóminas, gastos de viaje, etc) permite poder enlazar estos movimientos y clasificarlos.

Pero esta información no solo es muy valiosa para vuestra empresa, también nos permite hacer nuestro trabajo de manera más eficiente, rápida, y sobre todo sin errores. Al enlazar vuestros movimientos bancarios con gastos, ingresos, viajes, nóminas… añadís una capa de información muy valiosa para que nuestro equipo contable pueda realizar vuestra contabilidad a otro nivel de precisión y rapidez.

Contabilidad multi-divisa certificada

El tener acceso a los movimientos bancarios nos permite también poder distinguir transacciones en diferentes divisas. Companio incorpora gestión multi-divisa contable desde el principio, por lo que podréis cobrar a vuestros clientes internacionales y recibir facturas de vuestros proveedores en divisas diferentes al euro. Esto también aplica a otros aspectos, como gastos de viaje, salarios, etcétera.

Gastos de viajes y ‘daily allowance’ integrado

Companio incorpora la gestión de viajes de negocio para miembros del consejo de administración y empleados de la empresa. Este aspecto es de vital importancia para empresas como las fundadas por e-Residents, que casi siempre implican un alto nivel de movimiento, viajes y gestiones internacionales.

Con Companio, podrás declarar tus viajes para los miembros del consejo de administración y empleados, declarar los gastos, y realizar el cálculo automático de las dietas de viaje aplicables, para que sepas exactamente cuanto puedes gastar y recuperar luego, en el caso de viajes de directores con sueldo de miembro del consejo de administración.

Companio se encarga de generar también el documento oficial de gastos de viaje para las autoridades fiscales Estonias (en lenguaje Estonio), que además sirve como justificante del viaje para vuestros registros de viaje. Nuestro equipo contable se encargará de ajustarlo con los gastos finales aprobados y realizados en el viaje por ti.

Esto te permitirá además tener un control de los viajes de los empleados, gastos asociados, y toda la documentación relevante, a distancia de un click.

Empleados, nóminas y contratos

Un factor diferencial de Companio es la gestión de los empleados de la empresa, tanto empleados internos (miembros de la junta, directores, etc) como empleados externos. Con Companio, podrás generar automáticamente los registros de empleo y hasta los contratos de tus empleados. Simplemente introduce los datos de los empleados, la descripción del puesto de trabajo, salario y datos bancarios del empleado, y deja que Companio haga el resto.

No solo generaremos el contrato por ti, sino que cada mes tienes la opción de añadir automáticamente las nóminas de dichos empleados. Nosotros nos encargaremos de general las nóminas y documentos asociados al pago del mes, y recordarte que debes realizar los pagos en tu banco online favorito. Después, solo tendrás que enlazar los movimientos bancarios de dichos pagos con sus salarios para tener un control absoluto sobre el gasto en recursos humanos de tu empresa.

Y todo esto, por supuesto, se ofrece en multi-divisa, de modo que podrás tener empleados internacionales y pagarles en la moneda correspondiente a su país.

Aspectos legales importantes al contratar empleados

El programa e-Residency de Estonia está especialmente diseñado para emprendedores geográficamente independientes. Sin embargo, si tu, o cualquier otro miembro de tu empresa estonia, recibe un salario de ésta y vive y trabaja en un país que no es Estonia (es decir, es residente fiscal en otro país), es posible que debáis consultar un asesor fiscal local para aseguraros de que la situación laboral de este empleado sea correcta y que cumpla con las leyes locales.

Esto es así porque al contratar empleados en otros países fuera de Estonia, incluido los propios miembros del consejo de administración, debes tener en cuenta ciertos aspectos legales del país de residencia del empleado. En ocasiones, como al contratar trabajadores en Europa, tu empresa Estonia puede necesitar pagar seguridad social o algún tipo de impuesto social para dichos empleados. En esas ocasiones, tienes varias opciones, que dichos empleados se conviertan en profesionales (con lo cual, no les pagas salarios, sino que facturan a tu empresa) o que la propia empresa se registre y contribuya a sus tasas sociales en el país del empleado.

En este artículo hablamos de estos aspectos legales al contratar empleados en detalle. Es importante que lo leas si estás contratando empleados que viven fuera de Estonia.

Gestión de clientes, creación y envío de facturas

Con Companio, puedes generar y enviar una factura por email a tus clientes con un par de clicks. Companio incorpora una herramienta de gestión de contactos, donde podrás añadir y gestionar a tus clientes, especificar sus datos fiscales, si aplica o no IVA, etc.

Asociado a esta, existe una herramienta de facturación que te permite generar y enviar una factura a cualquiera de estos contactos de manera muy sencilla. Simplemente introduces los conceptos de la factura, el precio de los mismos, el VAT aplicable, y Companio se encarga de asignar un número de factura, generar un PDF, y añadirlo a tus facturas de ingreso automáticamente. Si estás satisfecho con la factura generada, puedes enviársela al cliente por email con solo pulsar un botón.

Por supuesto, esta herramienta de facturación es también multi-divisa.

Gastos, ingresos y extractos bancarios

La gestión documental de la empresa, y el mantener actualizados los extractos bancarios, facturas de gastos y facturas de ingresos, es algo muy importante también, no solo para que podamos realizar la contabilidad de tu empresa de manera correcta, sino para daros más control e información sobre la evolución del negocio.

Companio incorpora no solo la gestión de facturas de gastos e ingresos, sino también de extractos bancarios. Cuando es posible, los extractos bancarios se analizan y procesan para extraer los detalles de los movimientos bancarios y poder mostrarlo como si la cuenta hubiera sido enlazada automáticamente. Esto permite en algunos casos poder enlazar movimientos bancarios con facturas, gastos de viajes, sueldos, etc.

Companio incorpora también un sencillo pero potente motor de búsqueda para ayudaros a localizar rápidamente esa factura que no conseguís encontrar.

Automatización de facturas via email

Una de las funcionalidades más solicitadas por nuestros clientes era disponer de direcciones de email donde poder enviar sus facturas de gastos o de ingresos y que se incluyeran automáticamente en la plataforma.

En efecto, este es un escenario muy común: una empresa contrata los servicios de una plataforma digital, por ejemplo de taxis, para sus viajes de empresa. Esta plataforma envía una factura por email tras cada viaje donde se incluye la factura. El usuario entonces tiene que manualmente descargarse la factura del email, borrar dicho email y subir la factura a nuestra plataforma.

Con la automatización de facturas via email de Companio, ahora se puede automatizar completamente ese escenario. El usuario genera una dirección de email para sus facturas de gasto y establece la dirección de email de la app de taxis a dicha dirección de email. De este modo, las facturas se envían a esta dirección y se añaden automáticamente a Companio.

¿Qué sucede si además queréis tener acceso a dicha dirección por otro tipo de emails (por ejemplo, recuperación de contraseñas)? Es muy sencillo, simplemente generar un alias en vuestro sistema de correo que envíe un email a vuestra dirección administrativa y a la dirección que Companio os ofrece. De este modo podréis ignorar los emails de facturas (ya que se añaden automáticamente a Companio) y consultar solo los que requieran vuestra atención.

Oficina virtual, cartas y envíos

Incluso la empresa más digital necesita tarde o temprano recibir un envío a su dirección de empresa. Ya sea una tarjeta bancaria, código de Google Business, o cualquier otro envío, es importante poder gestionar vuestra correspondencia.

Tu Empresa En Estonia | Companio ofrece de manera gratuita a todos sus clientes los servicios de oficina virtual, incluyendo la sede social y persona de contacto mientras estén suscritos a un plan de contabilidad mensual. Eso significa que damos a tu empresa una sede social y una persona de contacto para recibir correspondencia en vuestro nombre.

Companio incorpora la gestión de la oficina virtual. Permitiendo que gestionemos los envíos que recibes, dependiendo de su naturaleza:

  • Los paquetes que deban ser reenviados a vuestra dirección particular se someterán a un registro, se os informará de los mismos, y se enviarán a vuestra dirección, especificando el número de tracking que podéis usar para comprobar su estado. Los gastos de envío se gestionan también de manera automática en la plataforma.
  • Las cartas que deban ser enviadas de manera digital se recibirán, escanearán y pondrán a vuestra disposición en el portal de manera automática. Recibiréis una notificación cuando los documentos escaneados están disponibles y podréis entrar en cualquier momento para verlos.

Informes contables

El sistema de negocios Estonio es quizás el mas transparente del mundo. En Tu Empresa En Estonia | Companio, compartimos esa filosofía de transparencia, de modo que ponemos a vuestra disposición los informes contables de VAT e impuestos tan pronto están disponibles, para que podáis consultarlos, analizarlos y comprobar cualquier aspecto del servicio de contabilidad que os estamos ofreciendo.

Pensamos que la transparencia es extremadamente positiva para ambas partes. No solo os da la garantía y confianza necesaria en nuestros servicios, sino que nos permite poder actuar con mayor eficiencia y rapidez si se produce cualquier incorrección.

Por lo tanto, en Companio podrás acceder a dos tipos de informes contables cada mes:

  • Informe de VAT. Este informe se genera si vuestra empresa tiene número de VAT, y refleja el VAT acumulado o pagado de más por vuestra empresa. El que hayáis acumulado tendrá que pagarse, como sabéis, el mes siguiente, como dictan las leyes fiscales Estonias.
  • Informe de impuestos (TSD). Este informe se genera si vuestra empresa debe pagar impuestos debido al reparto de beneficio, ya sea por medio de salarios o de dividendos.

Tened en cuenta que estos informes se generan solo cuando son necesarios. Su ausencia no implica que no se esté haciendo la contabilidad de la empresa, sino que no existe un informe asociado de ese concepto porque no es aplicable. Por ejemplo, una empresa que no tiene número de VAT, y no ha pagado sueldos ni distribuido dividendos un mes no tendrá informes de VAT ni de impuestos (TSD) ese mes. Esto no implica que no se haya hecho su contabilidad, solo que dichos informes no son aplicables.

Conclusión

Companio es la culminación de meses de trabajo guiado por vuestras necesidades, feedback y sugerencias. Nuestro objetivo era construir Companio para e-Residents, la herramienta más potente en el mercado para gestionar tu negocio online en Estonia.

Aún ahora, nos enorgullece que nuestro compromiso fundamental sea que la herramienta satisfaga vuestras necesidades. Por eso como cliente, puedes informar de errores, sugerir mejoras y proponer nuevas funcionalidades desde la herramienta misma, así como votar propuestas interesantes de otros usuarios. Nosotros priorizaremos las propuestas y correcciones que tienen mas votos. Así estamos dando prioridad a vuestras necesidades reales.