Una de las ventajas importantes de pertenecer a la Nación Digital Estonia es que todo puede realizarse digitalmente. Concretamente, puedes otorgar poderes notariales para que otras personas gestionen determinados aspectos de tu empresa, como la contabilidad, registrar tu número de VAT intracomunitario, etcétera.

En Tu Empresa En Estonia, hacemos uso de esta gran ventaja para dos cosas principalmente:

– Poder asignar nuestros contables a tu empresa y gestionar así tus impuestos, declaraciones mensuales de VAT y los informes anuales de actividad de tu empresa, como parte de nuestros servicios.

– Poder registrar una solicitud de número de VAT intracomunitario para tu empresa.

¿Cómo se hace esto? Vamos a verlo. Pero primero, importante: SI NO HAS INSTALADO EL SOFTWARE PARA LEER TU TARJETA DE E-RESIDENTEes importante que visites primero este enlace. Nosotros te esperamos aquí para seguir por donde lo hemos dejado cuando regreses 👨‍💻.

Actualización: desde mayo de 2019, con el cambio de interfaz del portal de la oficina de Hacienda (EMTA), los poderes notariales se otorgan de manera diferente. Este post está actualizado a Mayo de 2019.

Accediendo Al Servicio Online De Impuestos

Lo primero que tienes que hacer es ir a la web de hacienda y negocios de Estonia:

https://www.emta.ee/eng

¡Ten preparada la tarjeta y el lector! Si aterrizas en la versión en Estonio, solo tienes que pulsar en el enlace «In English» arriba a la derecha. Colócate en la pestaña «Business client«.

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Ahora solo tienes que pulsar en el botón «Enter e-Tax/e-Customs«, cualquiera de ellos. Verás que te aparece un pop-up como este:

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Coloca la tarjeta en el lector como se indica en la figura de la derecha y métela en el USB. Asegúrate de que está bien colocada, centrada, y que la luz a la derecha se enciende. Entonces pulsa en «ENTER» al lado de «Enter with ID card».

Si todo va bien, te pedirá que selecciones un certificado (solo habrá uno con tu nombre, así que será fácil) y que metas el PIN1. Este PIN tiene que venir en el paquete que te dieron con la e-Residency en un pequeño sobre cerrado.

Cómo Empezar A Funcionar Con La Tarjeta De E-Resident, Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Las cosas del directo…

Normalmente la tarjeta suele funcionar bien. Sin embargo, a veces el lector es algo delicado, y no pilla bien la tarjeta a la primera. Si esto ocurre, no te preocupes. Intenta mover un poco la tarjeta y ¡asegúrate de que no está al revés o boca abajo!

Si todo falla puedes cerrar y volver a abrir el navegador, probar con otro navegador, y si nada resulta, contáctanos.

¿Ves algo como la figura de abajo?

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

🎉 ¡Felicidades! Hemos entrado. ¡Te has graduado con honores en la nación digital!

Ahora pulsa donde pone «e-maksuametisse/e-toll» (que palabra más bonita y musical, ¿eh?).

Aceptando El Servicio Online De Impuestos

Si es la primera vez que entras, y no lo hemos hecho nosotros ya por ti, tendrás que aceptar el servicio online. Esto es un mero trámite burocrático. No te preocupes. ¡Vamos a hacerlo!

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Lo primero es pulsar ese botón grande que pone «Conclude a contract«.

Entonces tendrás que poner algunos datos, como tu nombre, email y dirección. Puedes poner la dirección de tu empresa sin problemas, o pulsar el botón que pone «If your address is outside of Estonia, please enter your address here» si quieres poner tu dirección particular.

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Después de eso simplemente aceptar, y listo. ¡Ya podemos trabajar!

Entrando como representante de tu empresa

Para el último paso, es importante que accedas al portal como TU EMPRESA, no como tú (persona). En la página principal, o pulsando sobre «To role selection page», deberías ver algo como esto:

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Si ves algo como lo que aparece en la imagen abajo, es que has entrado como «Private client» (persona individual). En ese caso, ¡Que no cunda el pánico! Simplemente dale a «To role selection page«, y elige tu empresa.

Como Otorgarnos Un Poder Notarial Para Gestionar Tu Contabilidad

Otorgando el poder notarial

Una vez estés ya como empresa, tienes que ir a la pestaña «Settings«. Si te aparece la interfaz en Estonio no te preocupes, pulsa en «ENG» en la parte superior para ponerla en inglés.

A continuación pulsa en «Access permissions» en el menú a la izquierda.

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

Verás que se carga una interfaz diferente con un color azul grisáceo de fondo. Es la nueva interfaz administrativa de la oficina de Hacienda. Al entrar, podrás ver tus permisos de acceso a tu empresa.

Para añadirnos, en el desplegable de arriba a la izquierda, donde pone «My Access Permissions», selecciona «Access permissions of representatives»

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

Ahora verás un botón azul que dice «Nuevo permiso de acceso» a la derecha. Haz click en él.

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

Ahora verás un campo donde puedes buscar una persona por el código de e-Residency. Introduce 38001060164 ahí y haz clic en «Search». Un resultado aparecerá debajo con el nombre «Ignacio Nieto Carvajal». Haz clic en el botón verde «Next».

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

A continuación, si bajas al fondo de la página, verás una lista de «paquetes» que contiene un conjunto de permisos que puedes otorgar a otras personas o empresas. En nuestro caso, no estamos interesados en ninguno de esos paquetes, sino en un permiso concreto. Así que haz clic en la pestaña «Separate permissions». No toques la fecha de inicio del permiso (debe ser la fecha actual) ni indiques fecha de terminación.

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

Afortunadamente, hay un campo de búsqueda para ayudarnos a encontrar lo que estamos buscando. Introduce «representative» y haz clic en «Search». El permiso que buscamos, «The right of use of applications», debe aparecer a continuación. Haz clic en el botón verde «Add».

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

Luego, de nuevo en la pantalla anterior, deberías poder ver el permiso listado correctamente junto a los tuyos.

Cómo darnos permiso para realizar el informe anual de actividades de tu empresa en Estonia

¡Felicidades! Acabas de otorgarnos un poder notarial, sin necesitar notario. ¡He aquí el poder de la nación digital!

Desde este momento, ya tenemos todo lo que necesitamos para hacer tu contabilidad e impuestos, registro del VAT intracomunitario y demás.

😱 ¡Socorro, me he perdido!

Si te has perdido o algún punto te da problemas. ¡Que no cunda el pánico! Contáctanos y lo haremos paso por paso contigo por Skype.