Una de las preguntas más frecuentes que nos realizan nuestros clientes respecto a la gestión de sus empresas en Estonia es sobre el pago a proveedores de servicio, autónomos, profesionales, pero también personas que, aunque no están dadas de alta como tales, realizan servicios ocasionalmente para la empresa. ¿Es legal? ¿Cómo funciona?:

“Tengo algunas dudas sobre la constitución de la empresa. Tendré que hacer contratos puntuales por horas o servicio/actividad como consultores a algunos colaboradores pero también serán pagos muy pequeños (algunos están dados de alta como autónomos y otros no). ¿Cómo funciona?”

En este artículo, explicamos cómo pagar a contratistas, autónomos, profesionales e incluso particulares por servicios que realizan a tu empresa en Estonia.

Pagar a profesionales y particulares por servicios que realizan a tu empresa en Estonia.

Lo primero que debemos considerar es el status de estas personas. ¿Son profesionales, o están dados de alta para realizar una actividad profesional? ¿O son particulares?

Freelancers, autónomos o profesionales

El primer caso, que constituye la situación ideal, es personas que están dadas de alta como freelances, profesionales, autónomos o incluso empresas de un solo miembro. En ese caso, es tan sencillo como que facturen a la empresa Estonia. Nuestra sugerencia es que obtengan el VAT intracomunitario en caso de que sean Europeos. De ese modo, al tener la empresa Estonia VAT, su factura incluye VAT 0%.

Particulares

En el caso de personas que no están dados de alta como profesionales, autónomos o freelancers, el cobrar por servicios ofrecidos a tu empresa, dependiendo del país, puede ser una irregularidad para esta persona (por ejemplo, para ejercer una actividad en España se necesita estar dado de alta en el registro de RETA/Autónomos desde la primera actividad y el primero euro cobrado. Los requisitos son similares en cualquier país LATAM).

Sin embargo, mucha gente está dispuesta a correr el riesgo si la cantidad es pequeña o la actividad eventual. Por parte de la empresa, para que no haya problemas, siempre se debe realizar un contrato por obra o servicios con estas personas. Este contrato debe incluir al menos los siguientes elementos:

    • La información completa del proveedor del servicio (colaborador), incluyendo nombre completo, dirección completa y (importante) número de identificación fiscal (ID, DNI, NIF, CIF, etc).
    • El servicio que se va a realizar
    • Las horas que se van a destinar, ya sea periódicas (ej: 2h/semana) o totales (un total de 30 horas).
    • Una cláusula que especifique claramente que el proveedor del servicio es responsable de declarar y pagar los impuestos correspondientes a su actividad en su país de residencia fiscal.

Por supuesto, dicho contrato debería estar traducido al inglés, en la medida de lo posible, para poder integrarlo en la contabilidad y mostrarlo ante una posible revisión de la misma por parte de las autoridades.

¿Es la situación con particulares problemática para mi empresa?

No para tu empresa. Si sigues las instrucciones que hemos especificado para el contrato, tu empresa se ha asegurado de realizar un acuerdo correcto, según la legislación Estonia. Esta persona, dependiendo de su país de residencia y legislación aplicable, podrá o no tener problemas con la hacienda local, pero eso es responsabilidad suya, por supuesto. Nuestro interés es la legalidad absoluta de tu empresa.

Conclusión

En ocasiones, una empresa usa los servicios de un particular, dada su negativa o incapacidad para darse de alta como profesional, y esto puede generar algunas dudas para la empresa que recibe el servicio. En este artículo explicamos cómo pagar a contratistas, autónomos, profesionales e incluso particulares por servicios que realizan a tu empresa en Estonia.