Cómo Facturar y Presentar Las Facturas De Tu Empresa En Estonia

Si estás empezando con tu empresa en Estonia, o no tienes mucha experiencia facturando clientes, es posible que encuentres confuso el tema. ¿Debo incluir VAT? ¿Qué datos hay que incluir?. En este artículo, os contamos cómo facturar y presentar las facturas de tu empresa en Estonia.

Es importante señalar que aquí no vamos a hablar de empresas de criptodivisas, ya que éstas tienen una serie de condicionantes muy especiales. Es decir, este post solo habla de empresas “normales”, que realizan toda su actividad en dinero fiat (euros, dólares, etc).

Conceptos básicos de contabilidad

Para empezar es necesario tener una serie de conceptos básicos sobre la contabilidad de una empresa.

En su formato más sencillo, una empresa opera con una serie de ingresos (dinero que entra) y gastos (dinero que sale). Para poder llevar una contabilidad adecuadamente, cada gasto o ingreso debe estar justificado. Eso significa que tenga sentido a nivel de la actividad de la empresa. La regla de oro es: por cada movimiento bancario en tu empresa, tiene que haber una factura o justificación de dicho movimiento, y viceversa.

Eso implica que no puedes comprar dos bocadillos tranquilamente con la tarjeta de la empresa sin más.

Los ingresos se justifican con facturas de ingreso. Estas facturas las emite tu empresa y se las envía a tus clientes por adquirir tus productos o servicios. Más abajo explicamos cómo construir estas facturas correctamente.

Los gastos pueden ser de muchos tipos:

Pueden ser gastos justificables de tu negocio (más abajo explicamos cuales son). En ese caso, necesitas pedir siempre una factura a nombre de tu empresa, con tu nombre de empresa, número de registro y número de VAT si lo tienes. Es recomendable dar también la dirección de tu empresa para que la incluyan en la factura.

Si un profesional o empresa factura a tu empresa por servicios ofrecidos a la misma, deberá hacerte una factura correcta para justificar el pago que realizas.

Cuando te asignas un sueldo o repartes dividendos, ese dinero que sale de tu empresa está justificado y paga impuestos en Estonia. Aquí explicamos como.

Por último, hay otros gastos justificados como dietas (Daily Allowance) que están exentos de impuestos.

Gastos justificables y no justificables

En estonia, los gastos justificables de tu negocio están exentos de impuestos, ya que la tributación se realiza al asignarse salarios o distribuir dividendos. ¿Qué son gastos justificables?

• Dominio web, alojamiento y otros servicios para tu página web.
• Todo el transporte público siempre que sea por motivo de trabajo (visitas a clientes, ir al centro de co-working…).
• La factura telefónica, siempre que sea un teléfono Estonio solo de empresa (en Telia puedes hacerte una cuenta telefónica con número Estonio para tu empresa con tarifas bastante económicas).
• La cuota de cualquier centro de co-working.
• Material de oficina (bolígrafos, papel, cuadernos, etc).
• Tu portátil, tablet y teléfono de trabajo.

Por supuesto, para cada uno de estos gastos debes solicitar, en el momento de la compra o pago del servicio, una factura a nombre de tu empresa.

Entonces, ¿qué son gastos no justificables? Básicamente, cualquier gasto que pertenezca a tu ámbito personal, como:

• Ropa
• Regalos para tu familia
• Tu coche, la gasolina de tu coche (ya que no se puede verificar que sea para gastos de negocio justificables)
• Viajes de placer, o vacaciones
• Comida
• etcétera

¿Necesito un número VAT?

La respuesta corta es: probablemente si.

La respuesta larga es: Tu empresa necesita un número de VAT intracomunitario si se cumple alguna de estas condiciones:

• Esencialmente, si tu empresa ofrece servicios como desarrollo, diseño, consultoría, marketing, etc, a clientes Europeos, e ingresa más de 40000 euros al año.
• Segundo, si ofreces servicios o productos digitales (software, suscripciones automáticas o contenido digital) a clientes Europeos B2C (consumidores finales) desde la primera venta.
• Finalmente, si ofreces servicios o productos digitales (software, suscripciones automáticas o contenido digital) a clientes Europeos B2B (empresa a empresa) e ingresas más de 40000 euros al año.

Como verás, dado que tu empresa en Estonia debe ofrecer servicios o productos digitales, si vendes a particulares en la unión europea, necesitas número de VAT. Si vendes solo a empresas, es muy probable que lo necesites a la larga. Nuestra recomendación es registrarte como operador VAT intracomunitario.

¿Qué datos debe incluir la factura?

A continuación os explicamos qué datos tienes que incluir en las facturas, tanto las que emitas como las que recibas.

Datos a incluir en facturas emitidas

En primer lugar, vamos a ver los datos que deberán incluir las facturas que tu emitas (facturas de ingresos).

Para facturar a un particular, lo correcto es incluir, al menos, el nombre completo de dicha persona. Además de eso, deberás incluir la dirección de dicha persona. Si no lo tienes, puedes incluir otro dato identificativo de la misma, como su ID.

Importantísimo también, toda factura que emitas debe tener un número de factura, que sea único y preferentemente consecutivo.

Aparte de eso, deberás incluir dos fechas en la factura: la fecha de emisión de la factura (issue date), y la fecha de vencimiento de la factura (due date). La primera es la fecha en que generas la factura, y la siguiente, la fecha máxima que tiene el cliente para pagarte (se puede especificar como un número de días en lugar de una fecha).

Además, deberás especificar el precio SIN VAT (IVA), y caso de que la factura deba incluir VAT, especificar claramente dicho VAT aparte, primero en porcentaje, y luego, la cantidad. Si la factura no incluye IVA, debes especificar claramente por qué (abajo te explicamos más en detalle esto).

Por último, debe aparecer el valor total de la misma, incluyendo IVA y cualquier otro impuesto o modificación aplicable al coste. La moneda de la operación debe aparecer también claramente indicada (euros, dólares, etc…).

Para facturar a un empresa, deberás especificar los datos de la misma, incluyendo su nombre, número de registro y número de VAT si lo tienes, y si es posible su dirección física.

Datos a exigir en las facturas recibidas

Las facturas que recibas (facturas de gastos) deben seguir las mismas reglas. Deben especificar claramente a tu empresa como destinatario (receptor) de la factura, incluyendo tu nombre de empresa (con el OÜ), el número de registro, número de VAT (si lo tienes), y preferiblemente la dirección física de la misma.

En la factura debe venir claramente especificado el total sin VAT, el impuesto VAT aplicable (si lo hay), y el total incluyendo cualquier impuesto, VAT o modificación aplicable al coste. La moneda de la operación debe aparecer también claramente indicada (euros, dólares, etc…).

Importante también que esta factura incluya un número de factura único y dos fechas: la fecha de emisión (issue date) y la fecha de vencimiento (due date).

Además, si recibes una factura de una empresa, deberá indicarse claramente los datos de la empresa que emite la factura, incluyendo el nombre de la misma, la dirección, número de registro y, si tiene VAT intracomunitario, el mismo.

Cuándo incluir VAT (IVA) en la factura

El incluir IVA en la factura o no depende de dos factores: el tipo de actividad de tu empresa, y el tipo de clientes. Pero sobre todo, si tu empresa tiene o nó número de VAT.

Si tu empresa NO tiene número de VAT asignado

Si tu empresa no tiene número de VAT, no es “VAT liable”, y por lo tanto:

• Tu nunca añades VAT a tu factura, ni 0%, no añades el concepto. En vez de eso, pones en la factura bajo el precio total “XXXXX OÜ is a non-VAT liable company, no VAT added”.
• Las empresas Europeas que sean VAT liable agregarán VAT a sus facturas cuando te facturen por sus servicios. Ese VAT se puede recuperar a final de año.

Si tu empresa SI tiene número de VAT

Distinguimos entre servicios que requieren o no intervención humana.

Vendiendo servicios que requieren intervención humana

Si tus servicios requieren intervención humana (desarrollo, diseño, consultoría, cursos interactivos…), aplicas estas reglas:

• Para clientes que son empresas Europeas con número de VAT válido, especificas VAT cero (0%) y escribes “This purchase is liable to Intra-Community supply 0%, Reverse charge.”.
• Si tus clientes son particulares o empresas en Europa sin número de VAT válido, aplicas el VAT Estonio (20%) a la factura.
• Si tus clientes están fuera de Europa, aplicas VAT cero (0%) a la factura.

Como excepción importante, si tus clientes son Estonios, empresas o particulares, aplicas el VAT Estonio (20%) a la factura

Vendiendo productos digitales y el MOSS

Si vendes servicios o productos digitales a clientes Europeos que no necesiten intervención humana, se aplica una legislación especial.

¿Qué significa que no necesiten intervención humana? Significa que se han generado o creado en el pasado, y se han colgado en una web donde se descargan automáticamente por tus clientes. Algunos ejemplos incluyen:

• Productos audio-visuales como: E-books, imágenes, películas, y vídeos.
• Descargas y streaming de música online, ya sea comprar una canción en mp3 o un servicio tipo Spotify.
• Servicios en la nube tipo software (SaaS) o plataformas (PaaS). Por ejemplo, si ofreces una herramienta de contabilidad para escritores online con pago mensual que funciona de manera totalmente automática.
• Proveedores de hosting, almacenamiento en la nube, dominios o proveedores de servicios de internet.
• Servicios o plataformas de anuncios online automatizados (que no se revisan o supervisan por un humano).

En estos casos, se debe aplicar el VAT del país de origen del cliente, y realizar una declaración de IVA para cada país de origen.

Como puedes imaginar, esto puede convertirse en una auténtica pesadilla. Para evitarlo, surgió una normativa Europea llamada MOSS (Mini One-Stop-Shop), que permite simplificar el proceso. La idea es que te registras como operador MOSS en Estonia, firmándonos un documento en el que certificas que tus productos y servicios entran dentro de la categoría de descargas digitales.

Nosotros te registraremos en el registro MOSS, y a partir de ahí deberás simplemente tener cuidado de asignar a cada factura de tus clientes, el VAT de sus países de origen. Para ellos obviamente necesitarás solicitar las direcciones físicas de todos tus clientes en la plataforma o servicio de venta que ofrezcas.

¿Debo incluir IRPF en la factura?

No. Este es un error muy común si vienes del complejo mundo fiscal del autónomo Español, donde tienes que hacer malabarismos para aplicar IRPF, recargos de equivalencia, reducciones impositivas, etcétera.

No añadas ningún tipo de IRPF ni otro impuesto más allá del VAT a tus facturas de tu empresa en Estonia.

Entonces, ¿Cómo debes hacer las facturas de tu empresa en Estonia?

Vamos a ver algunos ejemplos sencillos de facturas que podrías emitir (factura de ingreso) o recibir (factura de gasto) en tu negocio.

Facturas a un particular en España por una consultoría de negocio

Tu actividad se considera que necesita intervención humana, por lo que al ser un particular sin número de VAT válido, añadirías a la factura el VAT Estonio (20%).

Facturas a un cliente de Estados Unidos por el desarrollo de software

Al estar el cliente fuera de Europa, la factura incluirá VAT cero (0%). Debes asegurarte de obtener un número de registro del cliente (si es empresa) o una dirección física (si es particular) para verificar que efectivamente está donde dice que está.

Facturas a tus clientes en toda Europa por descargarse tu e-Book sobre técnicas de fitness al aire libre

En ese caso, tus descargas se consideran descargas digitales, con lo cual tendrías que firmarnos un documento especificando que tus descargas están sujetas al esquema MOSS, y aplicarías el IVA de cada cliente a la factura.

Para ello, imagina que realizan las compras a través de un blog WordPress con el plugin WooCommerce, en el plugin, deberás pedir que se solicite la dirección del cliente, y aplicar el VAT de cada país Europeo.

Afortunadamente, la mayoría de software y plugins de tiendas online (WooCommerce, Prestashop, Shopify, etc), incluyen esta funcionalidad.

Facturas a Google AdSense por la publicidad de uno de tus sitios web

Google AdSense está registrada en Europa y tiene número de VAT, por lo tanto, la factura que le hagas deberá incluir VAT 0%, especificando “This purchase is liable to Intra-Community supply 0%, Reverse charge”.

Asegúrate de obtener los datos de empresa de Google, su número de VAT, y dirección física.

Facturas a un cliente Estonio por el diseño de un logo

Aunque ambos tengáis VAT, al ser un servicio “nacional” entre entidades/particulares Estonios, deberás incluir el VAT Estonio (20%) claramente en la factura.

Una empresa Francesa con VAT te factura por un servicio de edición de contenidos online

La empresa tiene que incluir sus datos (incluido VAT) y tus datos (incluido VAT) en la factura. Como ambos tenéis número de VAT, y la empresa no es Estonia, la factura indicará que está sujeta a “Intra-Community supply 0%, Reverse charge”, e incluirá claramente especificado VAT 0% (0€).

¿Cómo saber si una empresa o freelance tiene número de VAT válido?

Debes asegurarte, cuando tratas con una empresa Europea, que realmente están registrados como operadores VAT. Muchas empresas te dirán que lo están, pero en realidad no lo están, para tratar de evitarse el IVA.

Hay una web oficial de la comisión Europea (VIES) donde puedes comprobar si un número de VAT que te pasan es correcto. Si no lo es, debes consultar con la empresa y exigirles el número de VAT, o tendrás que incluir el VAT Estonio en la factura (20%).

¿Dónde envío las facturas?

Esa es la mejor parte. Cada vez que generes una factura de ingreso, o recibas una factura de gasto, simplemente tendrás que entrar en el portal con tu tarjeta de e-Resident o generando un enlace mágico, y subirla simplemente arrastrándolas desde el escritorio o la carpeta donde las tienes. Es importante subir las facturas en el lugar correcto. Notarás que en el menú, a la izquierda, aparecen -entre otras- tres secciones: Gastos, Ingresos y Extractos Bancarios. Asegúrate de subir las facturas de ingreso en Ingresos, las facturas de gastos en Gastos, y los extractos bancarios en Extractos Bancarios. Eso nos ayudará a identificar dichas facturas más fácilmente y realizar tu contabilidad de manera más eficiente.

¡Así de sencillo! Si te acostumbras a hacerlo con cada factura, el gestionar tu empresa no te llevará ni dos minutos al día. ¿Tienes mucho volumen de facturación? No hay problema, puedes subir también ficheros zip conteniendo todas las facturas juntas (sin subdirectorios) de un mismo tipo.

Plantilla oficial de las facturas de Tu Empresa En Estonia para tus clientes

Para hacerte la vida más fácil, hemos elaborado una plantilla para tus facturas de ingreso. Puedes descargártelas aquí:

• Factura emitida a empresas Europeas con número de VAT válido (0% VAT): [ DOC | PAGES | PDF ]
• Factura emitida a empresas Europeas sin VAT o particulares por servicios con intervención humana (VAT Estonio 20%) [ DOC | PAGES | PDF ]

Conclusión

En este documento describimos como facturar y presentar las facturas de tu empresa en Estonia. La facturación, y elaborar las facturas correctamente, puede ser un poco confuso cuando empiezas. Por eso queríamos ofrecer una guía sencilla para facturar y empezar a trabajar con tu negocio sin quebraderos de cabeza.