Como nuestro cliente, tienes derecho a una persona de contacto gratuita y dirección legal como parte de nuestros servicios de contabilidad. Si procedes de otro proveedor, generalmente será necesario que cambies la dirección legal y la persona de contacto de su compañía. En este artículo, explicamos cómo hacerlo.

Requisitos para cambiar el domicilio legal y la persona de contacto de su empresa.

Hay al menos un documento que debes solicitarnos: el consentimiento de Empresa En Estonia OÜ (nuestra empresa) para actuar como tu persona de contacto y como proveedor de dirección legal. Tenemos que entregarte este documento en formato .asice (firmado digitalmente).

Si la dirección actual de tu empresa no está en la ciudad de Tallin, Harju Maakond, entonces también deberás modificar los artículos de la asociación de tu empresa. Los artículos de asociación contienen toda la información y las reglas de tu empresa. Entre otras informaciones, enumera la dirección legal de la empresa. Si especificas una ciudad diferente, deberás actualizarla para que su solicitud sea aprobada.

Si eso sucede, es posible que debas añadir uno o dos documentos más y firmarlos digitalmente. Hablaremos de eso más adelante en este artículo.

Por último, pero no menos importante, para cambiar el domicilio legal y la persona de contacto de tu empresa, debes haber configurado el lector USB para que funcione con tu tarjeta de identificación de e-Residencia. Aquí te explicamos cómo hacerlo .

Acceder al Portal de Registro de Empresa y comenzar la petición.

Primero, debes iniciar sesión en el portal de registro de la empresa . Si encuentras problemas para iniciar sesión, cierra el navegador (sal de todas las ventanas), vuelva a abrirlo e intentalo nuevamente.

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Una vez dentro, verás una lista de tus empresas. Probablemente, solo habrá una. Haz clic en el nombre de tu empresa.

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Aparecerá una nueva pantalla con la información de tu empresa. Haz clic en «Start the petition for an entry regarding alteration».

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Luego verás una nueva pantalla con algunas secciones que contienen los datos de tu empresa. Necesitaremos cambiar tres, o posiblemente cuatro secciones, dependiendo de tus artículos de asociación.

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Revisemos las modificaciones requeridas una por una.

Alterando la direccion

Primero, ve a la sección «Address» y haz clic en «Alter the address». Aparecerá una ventana emergente con un mapa y un campo para introducir la dirección. Introduce «Majaka 26». Aparecerá una lista de coincidencias como muestra la siguiente figura.

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Haga clic en el que dice «H – Majaka tn 26, Lasnamäe linnaosa, Tallinn, Harju Maakond» (debería ser la primera entrada).

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Si has seleccionado el correcto, el mapa mostrará un pin en medio de un edificio que parece una «E». Esas son nuestras oficinas y el lugar donde estará la dirección virtual de su empresa. Haz clic en «Confirmar elección». Debería aparecer una pantalla como la que se muestra a continuación.

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Asegúrate de que la dirección sea correcta, el código postal es 11412 y haz clic en «Guardar los cambios». Ahora, en la sección «Dirección», deberías ver la dirección de tu empresa correctamente configurada para la nueva.

Añádanos como persona de contacto y elimine los anteriores.

Ahora necesitas agregarnos como persona de contacto. Obviamente, deberás eliminar a cualquier otra persona de contacto previa. Ve a la sección «Persons in the entry» y haz clic en «Alter the persons in the entry». Verás una nueva pantalla en la que apareces como «Miembro del consejo de administración». Posiblemente, también hay otra persona o empresa listada como persona de contacto.

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Si eso sucede, primero debemos eliminar a esta persona. Para hacer eso, haz clic en el botón «Eliminar» correspondiente a esa persona. TEN CUIDADO DE NO BORRARTE A TI MISMO COMO MIEMBRO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN.

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Ahora puedes agregarnos como persona de contacto. Para hacer eso, selecciona «Contacto de persona» al lado del botón «Agregar» y haz clic en el botón.

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Verás un formulario con varias opciones. Vaya a la sección «Add / Alter a LEGAL person «. Luego, en el campo «Registry code», introduce nuestro número de registro (14522788) y haz clic en el enlace «Get the business name and address from Commercial Register (by registry code)».

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Completará nuestra dirección y datos. Si el campo «E-mail address» no se completa, introdúcelo manualmente: «contact@tuempresaenestonia.com». Luego haz clic en el botón «+ Agregar».

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Si todo va bien, ahora nos verás como persona de contacto en la sección «Persons in the entry».

Modificar los artículos de asociación.

No todo el mundo debe alterar los artículos de la asociación. Deberás cambiarlos si tus artículos actuales especifican que la dirección legal actual de tu empresa NO está en Tallin, Harju Maakond. Esto se debe a que la dirección legal de tu empresa está definida en los artículos de la asociación y debe coincidir con la que especifique al modificar la entrada en el registro.

Por lo tanto, para saber si necesitas modificar los artículos de la asociación, vveya a la sección «Articles of association». Verás un enlace en PDF. Haz clic en él para descargar el PDF con tus artículos de asociación actuales.

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Abre el archivo y busca la dirección legal de tu empresa. Normalmente es el artículo nº 1.2, y en estonio dice «Osaühingu asukoht on …».

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Si dice «Osaühingu asukoht on Tallinn, Harju Maakond», ¡felicidades! Tu empresa ya está registrada en la ciudad de Tallin, por lo que no tendrás que modificar los artículos de la asociación. Puedes saltarte el resto de esta sección e ir a «Agregar los documentos para la petición».

Sin embargo, si dice algo diferente, como «Pudisoo Kula, Harju Maakond», deberás modificar los artículos de asociación. Vamos a ver cómo hacerlo a continuación. Haz clic en «Modificar los artículos de asociación».

Ahora, es importante saber si tus artículos de asociación ya están digitalizados o no. Verás una sección «Add new articles of association» con dos opciones:

  • Crear los artículos de asociación en el portal de registro de empresas.
  • Añadir los artículos de asociación como un archivo.

Haz clic en el primero. Si ves un botón azul que dice «Alter the latest articles of association», los artículos de la asociación de tu empresa se han digitalizado. Eso facilitará el proceso. Si, por el contrario, solo hay un botón azul que dice «Create new articles of association», deberás realizar algunos pasos adicionales. Veamos ambos casos.

… Si tus estatutos no han sido digitalizados.

En caso de que tus artículos de asociación no hayan sido digitalizados, verás solo un botón que dice «Create new articles of association». De lo contrario, ve a la siguiente sección «Si tus artículos de asociación se han digitalizado»

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Caso de que no dispongamos de la versión digitalizada, es mejor hacer clic en la segunda opción «Add the articles of association as a file», a partir de su PDF actual (el que acabas de descargar).

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Abre esta opción. Verás un pequeño formulario: «Add the articles of association as a file». Lo que debemos hacer es convertir el PDF a DOC, modificar la dirección legal en el archivo DOC y luego volver a convertirlo en PDF.

Para hacer eso, ve a una herramienta de conversión de PDF a DOC, como ilovepdf.com. Sube el PDF y conviértelo a DOC. Descarga este DOC y ábrelo con tu herramienta favorita (Word, Pages …). Luego, modifica el artículo con la dirección correcta: «Tallin, Harju Maakond», como muestra la figura abajo. NO MODIFIQUES NADA MAS.

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Ahora vuelve al navegador y selecciona el archivo para subir. Introduce la fecha de aprobación en formato DD.MM.YYYY (recuerda agregar los puntos como separadores) y haz clic en la opción «The articles of association of a private limited company shal not set out different types of shares and / or special rights». Finalmente, haz clic en «Add the articles of association as a file». Verás una pantalla como esta:

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Haz clic en el botón para volver a la petición. Verás una advertencia naranja que especifica que tendremos que cargar un documento que verifique que el consejo de administración aprueba el cambio en los artículos de la asociación. También subiremos el PDF que acabamos de crear también.

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Ahora puedes proceder a agregar los documentos para la petición.

… Si sus artículos de asociación han sido digitalizados.

Si los artículos de asociación si estan digitalizados, el proceso es más fácil. Simplemente haz clic en el botón «Alter the latest articles of association».

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Verás una pantalla con tus artículos de asociación, donde podrás modificar ciertas partes. Como muestra la imagen, debe haber una sección con la dirección, junto al botón «Alter». Haz clic en ese botón.

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Debería aparecer un campo. Escribe «Tallin» y espera unos segundos / minutos hasta que la página web calcule la dirección. Debería mostrar una sola opción: «Harju Maakond, Tallin». A veces, el sitio web no carga las direcciones correctamente. Si ese es el caso, vuelve a cargar la página o ve atrás y vuelve a entrar nuevamente en esta sección. Deberías poder hacer clic en la opción «Harju Maakond, Tallinn».

Luego baja al final de la página. No alteres nada más. Haz clic en «Revisar los artículos de la asociación».

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Si todo va bien, la página se volverá a cargar y aparecerá el mensaje «The articles of association is OK». Baja de nuevo al fondo. Introduce la fecha en el formato «DD.MM.YYYY» en el campo «Fecha de aprobación» y haz clic en «Guardar». Luego, si no hay ningún error, haz clic en «Volver a ingresar los datos en la aplicación» para continuar con el proceso.

Añadiendo los documentos para la petición.

Ahora necesitamos subir los documentos que respaldan nuestra petición. El obligatorio es el consentimiento de la dirección legal / persona del proveedor de contacto (nosotros). Pídenos este documento, especificando el nombre de tu empresa y el código de registro.

Para agregar un documento, ve a «Additional documents to be submitted with the entry petition» y haz clic en «Add document». En el caso del consentimiento, debes seleccionar «Consent of Contact Person» como tipo de documento y cargar el documento firmado con el software DigiDoc4.

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A continuación, si cambiaste los artículos de la asociación, tu y cualquier otro miembro de la empresa tendréis que firmar y subir una resolución que apruebe el cambio. Si no tuviste que cambiarlos, puedes omitir el resto de esta sección y pasar a la siguiente.

Primero, este documento y complétalo con la información de todos los miembros de la empresa. Solo necesitarás cambiar las áreas en fondo naranja. Ten cuidado con el formato de las fechas «DD.MM.YYYY» (El formato estonio, incluye los puntos). Luego expórtalo como PDF (importante) y firmad el PDF digitalmente por todos los accionistas y miembros de la junta. Deberíais obtener un documento .asice.

Sube ese documento especificando el tipo de documento «Resolution of the body».

Finalmente, si tus artículos de asociación NO estaban digitalizados, y tuviste que descargar el PDF, convertirlo a DOC, modificarlo y volver a convertirlo en PDF, debes incluir este PDF. Solo en este caso. Si sus artículos de estaban se digitalizados y los editaste online, puedes omitir este paso.

Agrega este PDF con el tipo “Other documents”.

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Una vez que hayas terminado, deberías poder ver uno o más archivos agregados a la petición, como se muestra en la siguiente imagen.

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Ahora es el momento de firmar la petición haciendo clic en el botón «Check the details of the entry petition».

Confirmando la petición

Verás una pantalla con un resumen de los cambios que vamos a realizar en el registro.

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Debería decir que la nueva dirección de la compañía es «Harju Maakond, Tallinn, Lasnamäe Linnaosa, Majaka tn 26, 11412», y también que somos la nueva persona de contacto. También puede mostrar la eliminación de la persona de contacto anterior, y también debe enumerar los archivos agregados a la petición.

Ahora haz clic en el botón azul para confirmar la petición.

Firmando la petición

A continuación, firmaremos la petición. Para hacer eso, haz clic en el botón azul «Firmar». Espera hasta que aparezca la ventana emergente para elegir tu certificado e introduce tu PIN 2.

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Si el proceso de firma tiene éxito, verás la marca de firma junto a tu nombre. Ahora haz clic en «Confirmar las firmas».

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Proceder al pago

A continuación, debéis pagar la tarifa estatal por el cambio en la dirección legal y la persona de contacto. La cuota estatal a mayo de 2019 es de 18 €.

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Selecciona «Payment of the state fee in a bank office or in the internet bank», y elige «View details for making a payment». Verás una pantalla con toda la información para el pago.

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Elige cualquiera de los IBAN de cuenta bancaria para el pago. Es importante que toda la información sea correcta, incluida la descripción del pago y especialmente el número de referencia.

Ve al sitio web del banco online de tu empresa y haz el pago. Luego, vuelve a esta página, cierra el pop-up con los datos bancarios y haz clic en «Confirm payment». Estamos listos para el paso final, ¡enviar la petición al registro!

Enviando la petición al registro.

Simplemente haga clic en el botón azul para finalizar el proceso y enviar su solicitud al registro. ¡Eso es todo!

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Si hay un error, o falta alguna documentación, recibirás un correo electrónico, pero asegúrate de revisar el Company Registration Portal con regularidad porque la información se actualizará allí. Tu petición aparecerá debajo del listado de nombres de tu empresa en una sección llamada «Entry petitions».

Como siempre, si encuentras problemas para cambiar la dirección legal o la persona de contacto, envaenos un mensaje y te ayudaremos.

¡Buena suerte!